Apa Itu Komunikasi,Tujuan dan Prinsip Komunikasi Dalam Bisnis
Komunikasi Adalah Proses dua arah untuk mencapai saling pengertian, di mana para peserta tidak hanya bertukar informasi, berita, ide dan perasaan pertukaran tapi juga menciptakan dan berbagi makna. Secara umum, komunikasi adalah sarana untuk menghubungkan orang atau tempat. Dalam bisnis, ini adalah fungsi utama manajemen - sebuah organisasi tidak dapat beroperasi tanpa komunikasi antara tingkat, departemen dan karyawan.
Tujuan Komunikasi
Manajemen mendapatkan hal-hal yang dilakukan melalui orang lain. Oleh karena itu, orang-orang yang bekerja di organisasi harus diberi tahu bagaimana melakukan pekerjaan yang ditugaskan kepada mereka dengan cara sebaik mungkin. Komunikasi sangat penting dalam organisasi manapun.
Tujuan komunikasi dapat dijumlahkan sebagai berikut:
1. Arus Informasi
Informasi yang relevan harus mengalir terus menerus dari atas ke bawah dan sebaliknya. Staf di semua tingkat harus diberi tahu tentang tujuan organisasi dan perkembangan lainnya yang terjadi dalam organisasi. Perhatian harus diambil agar tidak ada yang salah informasi. Informasi harus mencapai incumbent dalam bahasa yang bisa dia mengerti dengan lebih baik. Penggunaan kata-kata sulit harus dihindari. Informasi yang tepat harus menjangkau orang yang tepat, pada saat yang tepat melalui orang yang tepat.
2. Koordinasi
Melalui komunikasi, upaya semua staf yang bekerja dalam organisasi dapat dikoordinasikan untuk pencapaian tujuan organisasi. Koordinasi semua personil dan usaha mereka adalah esensi manajemen yang dapat dicapai melalui komunikasi yang efektif.
3. Keterampilan Manajemen Pembelajaran
Komunikasi memfasilitasi arus informasi, gagasan, kepercayaan, persepsi, nasehat, pendapat, perintah dan instruksi, dll. Kedua cara yang memungkinkan manajer dan staf pengawas lainnya untuk belajar keterampilan manajerial melalui pengalaman orang lain. Pengalaman pengirim pesan tercermin di dalamnya dimana orang di akhir penerima dapat belajar dengan menganalisis dan memahaminya.
4. Mempersiapkan Orang untuk Menerima Perubahan
Komunikasi yang tepat dan efektif merupakan alat penting di tangan manajemen organisasi manapun untuk membawa perubahan menyeluruh dalam kebijakan, prosedur dan gaya kerja organisasi dan membuat staf menerima dan merespons secara positif.
5. Mengembangkan Hubungan Baik dengan Manusia
Manajer dan pekerja dan staf lainnya menukar gagasan, pemikiran, dan persepsi mereka satu sama lain melalui komunikasi. Ini membantu mereka untuk saling memahami dengan lebih baik. Mereka menyadari kesulitan yang dihadapi rekan mereka di tempat kerja. Hal ini menyebabkan promosi hubungan manusia yang baik dalam organisasi.
6. Gagasan Bawahan Didorong
Komunikasi memfasilitasi mengundang dan mendorong gagasan dari bawahan pada kesempatan tertentu dalam tugas apapun. Ini akan mengembangkan pemikiran kreatif. Menghormati ide bawahan akan semakin memotivasi mereka untuk kerja keras dan rasa memiliki organisasi akan dikembangkan. Ini akan memberi mereka dorongan untuk berbagi informasi dengan atasan mereka tanpa ragu-ragu. Para manajer harus mengetahui gagasan, pemikiran, komentar, reaksi dan sikap bawahan dan bawahan mereka harus tahu hal yang sama dari staf tingkat terendah dari departemen masing-masing.
Prinsip Komunikasi
Kurangnya komunikasi yang efektif membuat organisasi menjadi cacat. Jadi untuk memiliki komunikasi yang efektif prinsip-prinsip tertentu harus diikuti.
Mereka adalah sebagai berikut:
1. Kejelasan
Prinsip kejelasan berarti komunikator harus menggunakan bahasa seperti itu yang mudah dimengerti. Pesan itu harus dipahami oleh penerima. Kata-kata yang digunakan harus sederhana dan tidak ambigu. Bahasa seharusnya tidak menimbulkan kebingungan atau kesalahpahaman. Bahasa adalah media komunikasi; Oleh karena itu harus jelas dan mudah dimengerti.
2. Kecukupan dan Konsistensi
Komunikator harus dengan hati-hati memperhitungkan bahwa informasi yang akan dikomunikasikan harus lengkap dan memadai dalam segala hal. Pesan yang tidak memadai dan tidak lengkap menimbulkan kebingungan dan penundaan tindakan yang harus dilakukan. Informasi yang memadai harus konsisten dengan tujuan, rencana, kebijakan dan prosedur organisasi. Pesan yang tidak konsisten dapat menimbulkan malapetaka dan merusak kepentingan perusahaan.
3. Integrasi
Prinsip integrasi menggambarkan bahwa melalui komunikasi usaha sumber daya manusia organisasi harus terintegrasi menuju pencapaian tujuan perusahaan. Tujuan komunikasi adalah untuk mencapai target yang ditetapkan. Komunikasi harus bertujuan mengkoordinasikan kegiatan orang-orang di tempat kerja untuk mencapai tujuan perusahaan.
4. Ekonomi
Penggunaan sistem komunikasi yang tidak perlu akan menambah biaya. Sistem komunikasi harus digunakan secara efisien, tepat waktu pada waktu yang tepat dan bila perlu. Perekonomian dalam penggunaan sistem komunikasi bisa dicapai dengan cara ini.
5. Umpan balik
Tujuan komunikasi akan dikalahkan jika umpan balik tidak diambil dari receiver. Konfirmasi penerimaan pesan dalam perspektif yang benar dari penerima memenuhi tujuan komunikasi. Umpan balik sangat penting hanya dalam hal komunikasi tertulis dan pesan dikirim melalui utusan. Dalam hal jenis komunikasi lisan, umpan balik segera diketahui.
6. Perlu Jaringan Komunikasi
Rute yang dilewati komunikasi dari pengirim atau komunikator ke receiver atau berkomunikasi mengacu pada jaringan komunikasi. Untuk komunikasi yang efektif jaringan ini sangat penting. Efektivitas manajerial juga tergantung pada tersedianya jaringan yang memadai.
7. Perhatian
Pesan yang disampaikan harus menarik perhatian staf penerima dan memastikan tindakan darinya dalam perspektif yang benar. Manajer yang efisien, tulus dan cepat berhasil menarik perhatian bawahannya pada apa yang dia sampaikan.
Unsur-Unsur Komunikasi
1. Sumber
Sumbernya adalah orang (atau sesuatu) yang mencoba berbagi informasi. Sumbernya bisa menjadi makhluk hidup atau tidak hidup. Satu-satunya kualifikasi yang diperlukan untuk sebuah sumber adalah asal informasi (dalam Teori Informasi, sumber tersebut menghasilkan data yang ingin dikomunikasikan) dan kemampuan untuk mengirimkan informasi ini, melalui saluran, ke penerima.
2. Pesan
Sekilas, pesannya hanyalah informasi yang ingin Anda komunikasikan. Tapi itu lebih dalam dari itu. Ahli teori komunikasi memeriksa pesan dari perspektif semiotik (studi tentang tanda dan simbol, dan bagaimana makna diciptakan melalui mereka; perhatikan: ini bukan studi tentang makna, bagaimana makna diciptakan). Misalnya, pembicara awal menghasilkan makna melalui beberapa kriteria. Pertama, ada objek (dalam hal ini, pembicara memiliki makna yang melekat, mungkin melalui menjadi selebriti lokal atau tawas terkenal). Kriteria kedua adalah citranya, bertindak sebagai simbol atau representasi makna objek (orang berpakaian bagus, profesional dan sukses). Kriteria ketiga adalah interpretasi atau turunan makna. Jika objek dan gambar (dan, dalam kasus ini, pidato) berhasil, maka penonton akan pergi dengan pemahaman tentang bagaimana melanjutkan menuju kehidupan pemenuhan pribadi.
3. Encoding
Encoding adalah proses perakitan pesan (informasi, gagasan dan pemikiran) ke dalam desain representatif dengan tujuan memastikan bahwa penerima dapat memahaminya. Komunikasi hanya terbentuk bila menghasilkan sumber dan penerima yang memahami informasi yang sama. Orang-orang yang komunikator hebat adalah encoders hebat; mereka tahu bagaimana mempresentasikan pesan mereka dengan cara yang dapat dimengerti oleh audiens (penerima) mereka. Mereka juga mampu mengidentifikasi informasi yang tidak berguna, tidak relevan atau bahkan secara tidak sengaja menyinggung, dan menghilangkannya terlebih dahulu melalui antisipasi.
4. Saluran
Pesan yang disandikan disampaikan oleh sumber melalui saluran. Ada banyak kategori saluran: verbal, non-verbal, pribadi, non-pribadi, dll. Saluran bisa berupa kertas yang kata-kata tertulis, atau internet bekerja dalam model client-server yang memungkinkan Anda membaca kata-kata ini sekarang juga.
Seorang komunikator yang baik adalah orang yang mengerti saluran mana yang akan digunakan dalam situasi yang berbeda. Sayangnya, tidak ada saluran yang sempurna. Semua saluran memiliki kekuatan dan kelemahan (smartphone hebat, misalnya, tapi proposal perkawinan paling baik dilakukan secara pribadi).
5. Decoding
Sekarang akan menjadi waktu yang tepat untuk mengingatkan diri Anda bahwa Anda bisa dengan mudah mengisi peran decoder karena Anda bisa encoder. Di sinilah mendengarkan, dan membaca arahan dengan hati-hati, membuat klaimnya menjadi ketenaran-memecahkan kode dengan hati-hati, teman-teman saya. Seperti yang telah kita bahas dalam Encoding, komunikasi hanya berhasil bila menghasilkan sumber dan penerima yang memahami informasi yang sama. Agar hal ini terjadi, tidak akan ada kesalahan dalam pengolahan. Yang paling umum di antaranya adalah, misalnya, seorang siswa kelas satu yang duduk di ceramah tentang persamaan diferensial, yaitu penguraian tidak mungkin dilakukan jika decoder bahkan tidak dapat mengerti pesannya.
6. Penerima
Pada akhirnya, pesan dikirim ke penerima. Seorang komunikator yang baik membawa prakiraan dan kerangka referensi receiver; bagaimana mereka akan bereaksi, di mana kesamaan dibagi, selera humor, perilaku moral, dan sebagainya. Semua hal ini akan mempengaruhi bagaimana penerima membaca sandi dari pesan.
7. Umpan balik
Kata yang lebih baik mungkin berupa "reaksi" atau "tanggapan." Sumber tersebut menilai keberhasilannya berdasarkan umpan balik yang diterimanya, jadi perhatikan baik-baik. Jika server Google mogok besok, akan banyak sumber yang membingungkan. Hal yang sama akan terjadi jika Anda menyampaikan sebuah proposal pernikahan tanpa cela, hanya untuk menerima ekspresi bingung dan ngeri. Dan kemudian ada mimpi buruk pemasaran terkenal, seperti tanda lampu LED Aqua Teen Hunter Force yang keliru diidentifikasi sebagai alat peledak. Umpan balik adalah momen perhitungan. Apakah ada sesuatu yang benar atau salah, itu berfungsi sebagai salah satu kesempatan belajar terpenting yang kita miliki.
Inilah psikologi orang-orang yang mereka awasi atasan mereka dengan ketat dan kemudian menanggapi perintah atau instruksi mereka. Atasan malas dan tidak tulus gagal mengumpulkan dukungan untuk diri mereka sendiri dan instruksi mereka biasanya tidak dianggap serius oleh bawahan mereka. Mengikuti prinsip di atas harus membuat komunikasi efektif, meminimalkan masalah hubungan manusia dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.